Aktuelle Tools Arbeit und Business: Bitrix24

Bitrix 24

Zugegeben, auf den ersten Blick ist Bitrix ein mächtiges Tool, bei dem man erst mal die Übersicht gewinnen muss. Zusammengefasst lässt sich Bitrix24 wie folgt beschreiben: Es vereint die Arbeitstools für Aufgaben- und Dokumentenmanagement mit den Services von sozialen Netzwerken. Wir haben uns gefragt: Wie könnte das für kleine Team kostenfreie Bitrix auch für Ernährungsfachkräfte von Nutzen sein?

Die Antwort ist einfach. Bitrix24 bietet die Möglichkeit, mit seinem Kunden über das persönliche Treffen hinaus Dokumente auszutauschen, zu kommunizieren und miteinander in Kontakt zu bleiben. Das Ganze wird nicht nur am Arbeitsrechner, sondern auch über die mobilen Endgeräte möglich.

Ein kurzer Überblick über die Funktionen

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Activity Stream

Der Activity Stream zeigt alle aktuellen Ereignisse an: So können alle Änderungen, z. B. von Berater und Kunde, nachverfolgt werden, egal ob es sich dabei um eine neue Aufgabe (wie beispielsweise Reflexionsübungen oder das Hochladen von Essensprotokollen) oder einen neuen Beitrag handelt. Über den Activity Stream wird der Berater unmittelbar informiert.

Der Activity Stream ist interaktiv – es können alle Beiträge kommentiert werden. Mit der kostenlosen mobilen App kann Bitrix24 im Büro oder auch an einem anderen Ort benutzt werden.

Kommunikation

Kommunikation ist ein Tool, mit dem Kunde und Berater gemeinsam an einer Aufgabe oder an einem Dokument arbeiten können. Auch Bilder können angehängt werden. Neben der Kommunikation mit einer Person (z. B. Kunde) kann auch ein sogenannter Gruppenchat gestartet werden. Für private Nachrichten gibt es zudem einen Instant Messenger.

Auszeichnungsschilder

Die Auszeichnungsschilder sind ein Tool, mit dem die Motivation der Kunden zusätzlich erhöht werden kann. So können kleine Erfolgsschritte honoriert werden, um für die nächsten Schritte zu motivieren. Gerade dieser Aspekt kommt bei den wenigen persönlichen Schritten oft zu kurz.

Ankündigungen

Um neue Termine auszumachen, Aufgaben vorzustellen oder Vorschläge zu machen, gibt es die Möglichkeiten, sogenannte Ankündigungen im Activity Stream zu versenden. Diese erscheinen an einem prominenten Ort und bleiben dort angezeigt, solange sie nicht gelesen wurden.

Fotogalerien

Die Fotogalerie stellt ein modernes und praktisches Werkzeug dar, mit dem zahlreiche Fotoalben auf der Website oder eben im Intranet erstellt und verwaltet werden können. Sowohl der Berater als auch jeder einzelne Kunde können ihre eigenen Fotogalerien erstellen und pflegen. Die Fotos können dabei kommentiert und bewertet werden.

Die Fotogalerie ist mit dem Activity Stream integriert, sodass alle Fotos, welche von einem Nutzer hochgeladen wurden, im Activity Stream und somit auch den Nutzern angezeigt werden können.

Integration mit Social Networks

Das eigene Profil in Bitrix kann ebenso mit sozialen Netzwerken und Services verbunden werden. Beispiel: Es können Twitter-Nachrichten mit dem Hashtag #b24 direkt im Actvity Stream veröffentlicht werden. Ob diese Funktion für die Ernährungsberatung nützlich ist, bleibt allerdings fraglich.

ToDo’s, Aufgaben, Chats und vieles mehr

Und natürlich bietet Bitrix24 die klassischen Kollaborationsfunktionen wie persönliche ToDo-Listen, Projektplanung, Chat mit Gruppenfunktion, Anrufe und Videokonferenzen. Es kann gemeinsam an Dokumenten gearbeitet werden. Es können zudem private und gemeinsame Kalender mit Terminfindung und Benachrichtigungen gepflegt werden.

Bitrix bietet noch eine Vielzahl weiterer Funktionen, auf die hier der Übersichtlichkeit halber nicht weiter eingegangen werden soll.

Zusammenfassung

Bitrix bietet einen unglaublichen Funktionsumfang, der für bis zu 5 Nutzer im Team kostenfrei genutzt werden kann. Das macht es aber auch so schwer, sich erst einmal durch den Wust an Funktionen zu hangeln. Anfangs ist es schwer, sich einzuarbeiten und die wichtigen Funktionen für sich herauszufiltern. Dabei bietet Bitrix alles, was eine persönliche Beratung ergänzen kann. So ist es möglich, mit dem Kunden kontinuierlich in Kontakt zu bleiben, Erfolgsschritte nacheinander zu dokumentieren, Dokumente Stück für Stück freizugeben, Bilderprotokolle zu verfolgen und zu kommentieren, Termine auszumachen, kurze Nachrichten zu schicken oder auch einfach kleine Informationshappen weiterzugeben.

Die Kunst ist es, das für sich Nützliche herauszufiltern und anzuwenden. Dann ist Bitrix eine perfekte digitale Ergänzung zur analogen Beratung.

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